Markkinointi-, edustus-, neuvottelu- vai virkistyskulu?

Näiden eroihin yrittäjän kannattaa perehtyä, sillä muut liikemenot ovat pääsääntöisesti verotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia, kun taas edustusmenoista vähennyskelpoiseksi kuluksi kelpaa vain 50 %.

Yrityksen tarjoamat ravintolatarjoilut, liikelahjat ja muunlainen huomaavaisuus voidaan useimmiten katsoa liiketoiminnan kuluksi.

Huomaavaisuuden kohde ratkaisee, onko kyseessä markkinointi-, edustus-, neuvottelu- vai virkistyskulu. Jos vieraanvaraisuus suuntautuu yhtiön ulkopuolelle, kyseessä on joko edustuskulu tai markkinointikulu. Jos taas vieraanvaraisuus suuntautuu yhtiön sisälle, esimerkiksi henkilökuntaan tai osakkaisiin, on kyseessä joko neuvottelu- tai virkistyskulu.

—

Yhtiön sisälle suunnattu vieraanvaraisuus

Neuvottelukulut:

Yhtiön sisäiset palaverit tai hallinnon kokouskulut ovat lähtökohtaisesti neuvottelukuluja, samoin kuin mm. tilintarkastajan, kirjanpitäjän tai muun asiantuntijan kanssa käytyjen palaverien yhteydessä syntyneet kulut. Ollessaan vähäistä ja tavanomaista tarjoilua, joka voi sisältää myös kohtuullisen määrän alkoholituotteita, saa neuvottelukuluista vähentää arvonlisäveron ja ne ovat myös tuloverotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia.

Vaikka perusperiaate onkin, että neuvottelukulut ovat yrityksen sisäisiä kuluja, niin joissakin tapauksissa neuvottelu-/kokouskuluja voi kuitenkin syntyä myös asiakaspalaverista, mikäli tarjoat asiakkaille jotakin pientä ja tavanomaista, kuten esimerkiksi lounaan ruokajuomineen, tai kahvin ja kahvileivän.

Virkistysmenot: 

Henkilökunnan virkistysmenoihin luetaan esimerkiksi yhtiön työntekijöilleen järjestämien pikkujoulujen tai muun tapahtuman kulut. Tilaisuuden tai tapahtuman tulee olla kollektiivinen ja sen täytyy tapahtua työnantajan aloitteesta ja työnantajan määräämänä ajankohtana. Virkistysmenoiksi katsotaan vain yhtiön henkilöstölle järjestetystä toiminnasta koituneet kulut. Näin ollen liikkeen- tai ammatinharjoittajalla (toiminimi) ei voi olla virkistysmenoja, ellei hänellä ole palkattua työvoimaa.

Siteeraukset 25.11.2020 Tilisanomista:
”Mikäli yksinyrittäjä on hypännyt osakeyhtiön ohjaksiin, hän saa jo verolain suojaa ja mahdollisuuden nauttia tavanomaisista ja kohtuullisista henkilökuntaeduista, vaikka yrityksessä ei yrittäjän lisäksi työskentelisikään muita henkilöitä. Tavanomaiset ja kohtuulliset menot ovat vähennyskelpoisia ja etu on siis kollektiivinen niissäkin tilanteissa, joissa yrityksessä on esimerkiksi vain yksi työntekijä.”

Virkistystilaisuuksien verovapauden edellytyksenä saajansa verotuksessa on siis kollektiivisuus, jolloin tilaisuuteen on oltava vapaa pääsy koko henkilökunnalla (tai esim. koko osastolla, mikäli kyseessä suurempi yritys):
”KHO:n ratkaisujen perusteella on selvää, että kun kyseessä on yhtiön määräämänä aikana ja määräämässä paikassa järjestetty virkistystilaisuus, johon kutsutaan koko kyseessä olevan liiketoiminnallisen yksikön henkilöstö, kyseessä on yhtiön liiketoimintaan liittyvä tilaisuus, jonka kulut ovat vähennyskelpoisia siltä osin kuin yhtiöllä on yleiskulujen veron vähennysoikeus. Merkitystä ei tässä suhteessa ole sillä, milloin, missä ja minkä nimisinä tilaisuuksia järjestetään, ovatko tilaisuudet yksikkö- tai osastokohtaisia vai koko yhtiön henkilöstölle tarkoitettuja tai onko tilaisuuksissa myös asiaohjelmaa. Myöskään sillä ei ole vaikutusta vähennysoikeuteen, järjestetäänkö yhtiön kaikille yksiköille kustannuksiltaan ja sisällöltään vastaava tilaisuus.”

Toisaalta, virkistymistä voi olla vaikkapa hierojan järjestäminen työpaikalle, siihen ei tarvita kavereita juhlimaan.

Yhtiön ulkopuolelle suunnattu vieraanvaraisuus

Edustuskulut:

Edustusmenoina pidetään verotettavaan tulonhankintaan liittyviä, yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin, kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja. Edustamisella pyritään liiketoiminnan edistämiseen, eli uusien liikesuhteiden luomiseen tai entisten suhteiden säilyttämiseen ja parantamiseen.

Edustuskuluista ei saa vähentää arvonlisäveroa ja niistä vain puolet on vähennyskelpoista kulua tuloverotuksessa.

Markkinointikulut:

Markkinointikulut kohdistuvat myös yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, mutta niiden kohderyhmää ei olla rajattu edustuskulujen tapaan.

Markkinointikuluiksi katsotaan esimerkiksi avoimien asiakastilaisuuksien tarjoilu- ja järjestämiskustannukset. Tilaisuuden tarkoituksena on yrityksen tai sen tuotteiden tunnettavuuden parantaminen ja sen täytyy olla kaikille potentiaalisille asiakkaille avoin. 

Laajalle kohderyhmälle annettavat lahjat katsotaan markkinointikuluksi. Tällaisen mainoslahjan arvo saa olla enintään 50 euroa ja niitä annetaan siis samanaikaisesti ja samanlaisena usealle vastaanottajalle. Esimerkiksi kaikille asiakkaille tai asiakasryhmälle annettava pieni joululahja on markkinointikulua, kun taas yksittäiselle asiakkaalle valittu ja annettu lahja katsotaan edustuskuluksi.

(17.3.2020 päivitetyn ohjeen perusteella Verohallinnon käsityksen mukaan mainoslahjaa, jonka arvonlisäverollinen ostohinta on enintään 50 euroa, voidaan vielä pitää tavanomaisena.)

Markkinointi- vs. edustuskulu:

Markkinointitilaisuus voi olla mainostilaisuus, johon asiakkailla on vapaa pääsy. Mainostilaisuudet ovat yleensä valikoimattomalle asiakasjoukolle tarkoitettuja. Mainostilaisuuksien tarkoituksena on yrityksen ja sen tuotteiden tekeminen laajalti tunnetuiksi. Mainostilaisuuteen voi liittyä vähäistä tarjoilua, jota ei kuitenkaan pidetä edustamisena.

Edustustilaisuus on usein suljettu tilaisuus, johon on kutsuttu tietyt henkilöt. Edustustilaisuuksiin voi sisältyä esimerkiksi yrityksen uutuustuotteiden esittelyä tai muuta ohjelmaa vapaamuotoisen seurustelun lisäksi.

Mutta kuitenkin on olemassa myös kohderyhmämarkkinointia:

Markkinointitilaisuus voi olla myös tuotteiden kohderyhmämarkkinointia siten, että järjestettävään tilaisuuteen kutsutaan tiettyjä asiakkaita.

Korkein hallinto-oikeus antoi 11.4.2013 kolme vuosikirjapäätöstä edustus- ja markkinointitilaisuuksien kulujen vähentämisestä arvonlisäverotuksessa ja tuloverotuksessa (KHO 2013:63, KHO 2013:64 ja KHO 2013:65). Päätökset selventävät arviointia siitä, ovatko rajatulle ryhmälle pidettävien tilaisuuksien kulut vähennyskelpoisia. Päätösten sisältöön voi tutustua https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48743/edustusmenot-verotuksessa/

Korkeimman hallinto-oikeuden päätökset eivät muuta edustusmenon käsitettä ja rajanveto tehdään samoin perustein sekä arvonlisä-, että tuloverotuksessa.

Vaikeasti jaoteltavat kulut:

Jos vieraanvaraisuudesta syntynyttä kulua ei selkeästi pysty jaottelemaan yllä oleviin luokkiin tai kulu on hyvin tulkinnanvarainen, katsotaan se useimmiten edustuskuluksi.

EDUSTUSKULUJEN JAOTTELU

Yhtiön ulkopuolelle suuntautuva kulu

Markkinointi:

• Avoin asiakastilaisuus
• Esim. messutarjoilut ja -kulut
• 100 % vähennyskelpoinen verotuksessa

Edustus:

• Asiakastapaaminen
• Yksittäiset asiakaslahjat
• Edustusmatkat
• Ei alv-vähennyskelpoinen
• 50 % vähennyskelpoinen verotuksessa

Yhtiön sisälle suuntautuva kulu

Neuvottelu:

• Palaveri tai neuvottelu yrityksen sisällä
• Yhtiökokous/hallituksen kokous
• Tapaaminen kirjanpitäjän tai tilintarkastajan kanssa
• 100 % vähennyskelpoinen verotuksessa

Virkistys:

• Pikkujoulut
• Liikuntapäivä tai muu tapahtuma
• Vain palkollisille työntekijöille
• 100 % vähennyskelpoinen verotuksessa

Muistathan että:

Kirjanpitäjälle toimitettaviin tositteisiin tulee merkitä, onko kulu markkinointia, edustusta vai kokous- ja neuvottelukulua.

Edustuskulujen tositteista tulee ilmetä edustuksen luonne ja selvitys siitä, kuinka edustuskulu on liittynyt liiketoimintaan. Lisäksi tositteella tulee näkyä niiden henkilöiden nimet, joita edustus on koskenut.